Histoire de changer – L’organisation (4/5)

Histoire de changer – L’organisation (4/5)

octobre 15, 2019 Expériences Une 0

Épisode 4 : L’organisation

A ce jour, mon plus grand changement professionnel reste le choix de travailler à mon compte, avec trois activités en parallèle, après plusieurs années de salariat classique dans une grande entreprise. Je te raconte ça en plusieurs épisodes : pourquoi j’ai choisi de changer, comment j’ai géré mon entourage perso, mon entourage pro, comment je m’organise pour jongler avec plusieurs activités et pourquoi j’ai rejoint une coopérative d’activités et d’emploi.

Épisode 4 : L’organisation

Photo by Estée Janssens on Unsplash

Comme je suis consultante en organisation…

… je ressens un certain vertige quand il s’agit de parler de ma propre organisation 🙂
Je souhaite partager ici un assemblage d’outils et de solutions, en constante amélioration continue, qui est la résultante de la conviction qu’il n’y a pas d’organisation parfaite. Les besoins et les problématiques évoluent et je crois que, pour peu qu’on prenne le temps de les identifier, il est toujours possible de trouver de l’aide dans les outils existants, ou d’en créer sur mesure.

Jongler entre différentes activités

Garder le fil entre les sujets, c’est d’abord s’assurer d’une qualité de service pour mes interlocuteurs. Rien de plus désagréable, y compris pour moi, de m’emmêler les pinceaux entre les dossiers ou les dates. D’où une séparation très rigoureuse de mes activités, notamment avec des adresses emails dédiées et un calendrier distinct. Je réserve à l’avance des demi-journées ou des journées consacrées à une activité précise. Je m’efforce de ne pas papillonner entre les sujets, car le changement prend toujours de l’énergie et du temps.

Pour l’instant, à défaut de trouver une alternative plus éthique, j’utilise intensément Calendar de Google. Je fonctionne avec des codes couleur, mais peu importe, ce qui compte c’est que ce soit rapide à repérer pour moi. Quand je travaille sur un sujet cuisine, je dois pouvoir me concentrer et ne pas me laisser distraire par un mail venant de la sphère conseil. J’utilise Mailbird, client de messagerie payant (après avoir beaucoup utilisé Outlook et Thunderbird, j’ai opté pour un outil payant parce que l’interface est simple, fonctionnelle et agréable) pour relever toutes mes boites de messagerie, tout en pouvant les consulter séparément.

Je trace scrupuleusement le temps passé sur chaque sujet et projet. C’est un réflexe que j’ai acquis depuis longtemps et qui ne représente plus un effort. J’utilise Toggl (version gratuite), logiciel et application de suivi de temps, car les fichiers Excel et le relecture des agendas me prenaient trop de temps. Dès que je commence à travailler sur un sujet, je lance un chrono, indique la tâche que je réalise, et lorsque c’est terminé, j’arrête le chrono. En fin de journée en général, je passe en revue ma journée vue par Toggl, affecte les tâches réalisées à des enveloppes (par client par exemple), rajoute des lignes lorsque j’ai oublié de lancer ou d’arrêter le chrono (ça arrive !). Un tableau de bord m’affiche ensuite le temps consommé par sujet, par client, ou par période. Cela me permet de voir par exemple que j’ai passé beaucoup de temps sur la rédaction d’article et peu sur la prospection 🙂

Outils de travail à distance

Pour travailler à distance avec ses partenaires, il y a les échanges téléphoniques, mais les visioconférences c’est encore mieux. Capter les nuances dans les échanges, cela permet de gagner en efficacité. De nombreuses solutions existent, entre Skype, WhatsApp ou Hang Out. Aujourd’hui je suis utilisatrice convaincue de Whereby, qui permet de créer gratuitement des espaces d’échanges vidéo jusqu’à 4 personnes. Cela ne nécessite aucune installation, fonctionne sur n’importe quel explorateur et appareil. Partage d’écran, chat intégré, l’essentiel est là pour travailler.

Pour partager les fichiers, qu’on soit bien d’accord, les documents envoyés par email ne doivent plus être une option ! Il existe suffisamment d’offres, gratuites et payantes, de partage de fichiers en ligne permettant le travail collaboratif pour s’épargner les dizaines d’envois de  Bilan_corrections_190405_versionJP_14h43.pptx

Commençons par le stockage en cloud d’un dossier partagé. Dropbox ou Google Drive (pour ne citer que ceux que j’utilise), sont des espaces de stockage accessibles partout dès lorsqu’on a une connexion internet et l’autorisation de la personne qui administre l’espace. On peut donc y déposer ou récupérer des documents. Ensuite, lorsqu’il s’agit de travailler sur un document commun, que ce soit du texte, un tableur ou une présentation, Google Drive permet de créer des fichiers de travail accessibles à plusieurs personnes en même temps, avec une bonne traçabilité de qui a fait quoi, une gestion des commentaires à peu près correcte et un chat intégré. Depuis Dropbox, il est possible d’ouvrir des documents de la suite Microsoft Office sous format Google, pour faciliter le travail collaboratif.

Ces solutions concernent surtout les travaux sur des données non sensibles. Lorsqu’il s’agit de données RH par exemple, les solutions sont nombreuses et dépendent des cahiers des charges. Ici je ne parle que de mon organisation “personnelle”.

Garder une simplicité dans les outils

En multipliant les activités, donc les interlocuteurs, j’en arrive parfois à jongler avec beaucoup d’outils et d’applications différentes. Cela ne représente pas forcément un effort pour moi, mais parfois, pour des questions de simplicité et d’espace de stockage, il est plus facile de limiter les applis.

WhatsApp, service de messagerie instantanée me sert à animer les groupes de travail lorsqu’il n’y a pas besoin d’échanger beaucoup de fichiers. Le fait de pouvoir y accéder sur l’ordinateur (https://web.whatsapp.com/) est un confort. Il est parfois utilisé à la fois pour des besoins personnels et pour des besoins professionnels. Attention donc à la photo de profil !

Lorsque le groupe de travail gère des sujets multiples, avec des échanges de fichiers et de liens, je privilégie Slack. Utilisable sur smartphone et ordinateur, il est possible de paramétrer des créneaux horaires où les notifications sont mises en sourdine. Cela permet aux membres d’un groupe de travailler en asynchrone et d’envoyer du contenu, sans polluer tout le monde. Slack nécessite un rôle d’administrateur ou de modérateur, histoire de vérifier qu’il n’y a pas (trop) de hors sujet dans les fils de discussion, d’en créer de nouveaux si nécessaire et d’archiver pour une meilleure lisibilité.

Y a pas que les écrans !

Pour la prise de notes, j’avais essayé plein d’alternatives. Un cahier par sujet, un cahier par activité, du A6 au A3, des spirales des dos encollés, des fins et des épais. J’ai aussi essayé les classeurs, de tous les formats, avec des fiches, des feuilles volantes. Des carnets faits maison, très chouettes mais vite dévorés. Aujourd’hui, rien de mieux pour moi que mon carnet A5, couverture rigide, pages blanches (au mieux à pointillés). Mes préférés sont ceux de Leuchtturm1917, avec pages numérotées, 2 marques-pages et pochette à la fin. Au fur et à mesure, je note dans les premières pages les sujets traités et les numéros de pages associées. Chaque carnet me dure trois mois, je les archives grâce aux étiquettes fournies, je ne cours plus après mes notes. Je change de couleur de couverture tous les trois mois, ce qui me donne une joyeuse sensation de changement et d’avancer dans mes projets.

Un point sur les stylos, ceux et celles qui me connaissent savent que c’est important pour moi :

  • Feutre Paper Mate noir flair M, pour griffonner rapidement un schéma, une idée, durable, épaisseur d’écriture idéale pour moi
  • Feutres Frixion Colors, effaçables, de toutes les couleurs, pour griffonner plein d’idées imbriquées
  • Mon stylo plume avec des cartouches bleu/noir, pour une touche d’élégance de temps à autre, pour le plaisir d’écrire (et de dessiner) à la plume.
  • Bic 4 couleurs, parce que dans le train, c’est plus facile que de se battre avec les feutres de couleurs

Lorsque je me déplace pour les ateliers, j’ajoute évidemment mes lots de post-it et mes feutres de paperboard.

Voyager léger

En somme, en déplacement, j’emporte mon PC, mon smartphone et mon carnet A5, sans compter chargeurs et stylos, et j’ai tout mon bureau avec moi !